Comece pelo mais díficil

Regras para concluir tarefas:

• Se tiver que escolher entre duas, faça primeiro a maior.
• Se precisar mesmo resolvê-la, tenha em mente que você não tem nada a ganhar se ficar sentado olhando para ela por muito tempo.
• Manter-se sempre positivo.
• Regra: resista à tentação de resolver as pequenas coisas primeiro.

O segredo para alcançar altos níveis de desempenho e produtividade é ter o hábito de resolver sua tarefa mais importante logo pela manhã. Começar e finalizar tarefas importantes proporciona uma recompensa imediata e permanente. Quando adquire esse hábito, você se sente tão preparado em termos mentais e emocionais que, ao cumprir a tarefa, tem uma sensação boa.

Uma das piores formas de usar o tempo é fazer muito bem algo que não precisa ser feito.

Hábitos: para criar os hábidos de foco, concentração e produtividade, você precisa de:

• Decisão;
• Disciplina;
• Determinação.

Crie uma imagem daquilo que você deseja ser: uma forma de acelerar seu progresso e se tornar a pessoa produtiva e eficaz que você deseja ser é pensar sempre nas recompensas e nos benefícios de ser alguém focado, dinâmico e ativo.

1 Defina seu propósito

1. Determine exatamente o que você quer.
2. Escreva o que você deseja alcançar.
3. Estabeleça um prazo para seu objetivo.
4. Prepare uma lista de tudo o que você acha que precisará fazer para alcançar seu objetivo.
5. Transforme a lista num plano organizado.
6. Coloque seu plano em ação imediatamente.
7. Todos os dias, faça algo que o aproxime de seu objetivo principal. Inclua a atividade em sua programação diária.

2 Planeje cada dia

• Uma das melhores técnicas para concluir as tarefas mais difíceis é dividi-las em atividades específicas e começar pela primeira e seguir por prioridades. Tire 10 minutos para planejar as tarefas prioritárias do dia e começe a fazer as atividades.
• Não desvie o foco da lista. Quando surgir um item novo, acrescente-o a ela antes de executá-lo.
• Cada meta requer uma lista diferente.
• Lista de metas semanais, mensais e anuais.

Alec Mackenzie, “Agir sem refletir é uma das nossas maiores fontes de problemas”.

Uma das regras mais importantes da eficiência pessoal é o Princípio 10/90, segundo o qual os primeiros 10% do tempo gastos com o planejamento e a organização do trabalho antes de pôr a mão na massa resulta numa economia de 90% do tempo para realizá-lo. Basta testar esse princípio uma vez para comprovar sua eficácia.

3 Aplique o Princípio 80/20

• O princípio diz, por exemplo, que 20% de suas atividades representam 80% de seus resultados. Em suma, 20% de suas tarefas representam 80% do valor de tudo o que você faz. Aplicando esse princípio às tarefas do dia a dia, em uma lista de 10 itens, mesmo que todas as atividades demorem o mesmo tempo para serem realizadas, duas delas valerão muito mais do que as outras oito juntas.
• Portanto, recuse-se terminantemente a trabalhar nas tarefas que fazem parte dos 80% menos importantes enquanto os 20% essenciais continuarem em aberto. Antes de começar a trabalhar, pergunte-se: “Esta tarefa está dentro dos 20% mais importantes ou nos outros 80%?”.

4 Reflita sobre as consequências

• Pensar nos projetos em termos de longo prazo melhora a tomada de decisão no curto prazo.
• Pessoas bem-sucedidas são claramente voltadas para o futuro. Pensam 5, 10, 20 anos à frente, analisam suas opções e seus comportamentos atuais para se certificar de que estão agindo de acordo com o futuro que desejam.
• Obedeça a Lei da Eficiência Forçada. A Lei da Eficiência Forçada diz que “Nunca há tempo para fazer tudo, mas sempre há tempo para fazer o mais importante”.

Três perguntas para a produtividade máxima:

• Quais das minhas atividades trarão os melhores resultados?
• O que só eu posso realizar com qualidade para fazer uma grande diferença?
• Neste momento, de que forma posso usar meu tempo de maneira mais útil? Ou, em outras palavras: “Qual é a tarefa mais importante que preciso encarar agora?”

5 Pratique a procrastinação criativa

• Evite as tarefas menores, menos importantes. Primeiro, encare as maiores.
• delegue ou simplesmente elimine da sua lista de afazeres as tarefas que pouco contribuem para sua vida.
• Livre-se das atividades sem importância, para controlar seu tempo e sua vida.

Certa vez perguntaram a Warren Buffett, um dos homens mais ricos do mundo, qual era o segredo de seu sucesso. Ele respondeu: “É simples. Eu digo não a tudo que não seja absolutamente essencial no momento.”

6 Use o Método ABCDE

• O poder dessa técnica reside em sua simplicidade. Ela funciona da seguinte forma: você cria uma lista de tudo o que precisa fazer ao longo do dia. Em seguida, antes de começar a primeira tarefa, escreve a letra A, B, C, D ou Eao lado de cada item.
  • Um item A é definido como algo fundamental, que você precisa fazer e acarretará consequências sérias, sejam positivas ou negativas, de acordo com seu desempenho.
  • Se você tem mais de uma tarefa A, precisa organizá-las por prioridade. Para isso, numere as tarefas A de acordo com a prioridade: A-1, A-2, A-3, etc., sendo a tarefa A-1 a mais importante.
  • Entre os itens B estão as tarefas que você deveria fazer, mas que geram consequências menos graves – não são cruciais.
  • A tarefa C é aquela que seria interessante realizar, mas que, em última análise, não faz a menor diferença caso não seja feita.
  • A tarefa D é aquela que pode ser delegada.
  • A tarefa E é aquela que pode ser eliminada.

7 Concentre-se nas áreas que geram resultados fundamentais

• Ter clareza é essencial
  • O ponto de partida de um ótimo desempenho é a identificação das áreas de resultados-chave
• Atribua-se uma nota
  • Depois de definir suas áreas de resultados-chave, o segundo passo é dar a si mesmo uma nota de 1 a 10 para cada área.
  • A área de resultado-chave em que você é mais fraco define o padrão que você pode alcançar em todas as outras áreas.
• O mau desempenho leva à procrastinação
  • Se aprimorar em áreas em que se saiu mal, você pode se tornar mais produtivo.
• A grande pergunta
  • Que habilidade preciso desenvolver e realizar bem para exercer um grande impacto positivo na minha carreira?

8 Aplique a Lei das Três Tarefas

Existem três tarefas essenciais sob sua responsabilidade que abrangem a maior parte do valor que você agrega. Para atingir seu potencial máximo, é fundamental identificá-las e se concentrar nelas durante a maior parte do tempo.

• Escolha as três tarefa mais importantes e que dão maiores resultados para realizar durante dia inteiro.
• Parta para a ação agora mesmo.
• Delegue e elimine as tarefas que não são essenciais.

Perguntas para aumentar a produtividade:

1. Quais são seus três objetivos mais importantes atualmente em relação à sua carreira?
2. Quais são seus três objetivos mais importantes atualmente em relação à sua família?
3. Quais são seus três objetivos financeiros mais importantes atualmente?
4. Quais são seus três objetivos de saúde mais importantes atualmente?
5. Quais são as três áreas pessoais ou profissionais que você pretende desenvolver atualmente?
6. Quais são seus três objetivos sociais e comunitários mais importantes atualmente?
7. Quais são seus três maiores problemas ou preocupações atualmente?

Aprender a gerenciar o tempo é um meio para alcançar um objetivo:

• O que importa é a qualidade do tempo no trabalho e a quantidade de tempo em casa
• Para manter sua vida equilibrada, quando você estiver no escritório, concentre-se e trabalhe o tempo todo. Não desperdice tempo. Cada minuto perdido em atividades improdutivas é tempo tirado do serviço que você precisa realizar com qualidade se quiser ter um desempenho de alto nível.

9 Prepare-seminuciosamente para o dia a dia

• Uma das melhores maneiras de superar a procrastinação e fazer mais coisas em menos tempo é ter todo o material necessário à mão antes de começar o trabalho.
• Crie um espaço de trabalho confortável.
• Avance em direção a seus sonhos.
• Dê o primeiro passo.

10 Um passo de cada vez

Uma das maneiras mais efetivas de superar a procrastinação é deixar de pensar na tarefa gigantesca que você tem pela frente e se concentrar na única ação que pode realizar no momento.

Lao Tsé: “Uma jornada de mil léguas começa com o primeiro passo.”

• Selecione qualquer objetivo, tarefa ou projeto que esteja procrastinando e elabore uma lista com os passos que precisará dar para completá-lo.
• Dê o primeiro passo imediatamente. Às vezes, tudo o que você precisa fazer para começar é se concentrar e finalizar um item da lista. Depois, basta terminar outro, mais outro, e assim por diante. Siga em frente com disciplina e você ficará surpreso com a velocidade de seu progresso.

11 Aprimore suas principais habilidades

• Procure sempre aperfeiçoar as habilidades que proporcionam os resultados mais importantes. Lembre-se: embora no momento você seja competente, seu conhecimento e seus talentos estão ficando obsoletos rapidamente. Como diz Pat Riley, lendário técnico de basquete americano: “Se você para de se esforçar para melhorar, está fadado a piorar.”
• Nunca pare de aprender
  • O aprendizado contínuo é o requisito básico para o sucesso em qualquer área.

Três passos para se tornar um especialista:

1. Leia textos sobre sua área de atuação durante cerca de 30 minutos ou uma hora por dia. Levante-se um pouco mais cedo e escolha um livro ou uma revista com informações que o levem a ser mais eficiente e produtivo no que você faz.
2. participe de todos os cursos e seminários que possam ajudá-lo a aprimorar suas habilidades mais importantes. Vá a palestras, workshops e congressos que tenham a ver com sua profissão ou seu cargo. Sente-se na frente e tome notas. Torne-se uma das pessoas mais informadas e cultas de sua área.
3. Escute programas de rádio, podcasts e audiolivros enquanto se desloca para o trabalho. Transforme esse tempo num momento de aprendizado.

Quanto mais você aprende e sabe, mais confiante e motivado se sente. Quanto mais competente você se torna, mais é capaz de realizar tarefas complexas com competência e velocidade.

12 Identifique suas maiores limitações

• Para sair de sua posição atual e alcançar qualquer meta ou objetivo, sempre é preciso superar um fator limitador essencial.
  • O que impede seu desenvolvimento?
  • O que define o tempo que você leva para conquistar seus objetivos?
  • O que o impede de cumprir suas tarefaschave?
  • Por que você ainda não atingiu sua meta?
• O Princípio 80/20 aplicado às limitações
  • 80% das nossas limitações (fatores que nos impedem de alcançar nossos objetivos) são internas e 20% são externas.
• Aprenda a se avaliar
  • O que existe dentro de mim que está impedindo meu desenvolvimento?
  • O que está definindo o ritmo no qual alcanço os resultados que almejo?
• Almeje a precisão
  • Identifique o fator limitador corretamente e elimine-o.

13 Ponha pressão em si mesmo

O primeiro requisito para o sucesso é a capacidade de aplicar incessantemente suas energias físicas e mentais em um problema. - Thomas Edison

• Apenas cerca de 2% das pessoas podem trabalhar sem supervisão alguma. Para alcançar seu potencial pleno, incorpore a responsabilidade e não espere alguém fazer isso por você. Escolha quais tarefas você vai encarar e se obrigue a resolvê-las por ordem de importância.
• Seja uma referência em sua área
• Crie prazos imaginários
  • Ao pressionar a si mesmo, você realizará mais tarefas com maior rapidez e melhor qualidade que nunca.

14 Motive-se a agir

• Para manter a motivação, escolha ser otimista. Reaja positivamente às palavras, ações e reações das pessoas e às situações ao seu redor. Não permita que os inevitáveis obstáculos da vida afetem seu humor ou suas emoções.
• Ter autoestima é fundamental para ser uma pessoa motivada e obstinada. Quando conversar consigo mesmo, adote um tom positivo, que estimule o amor-próprio.
• Desenvolva uma postura mental positiva

15 A tecnologia não comanda sua vida

A tecnologia pode ser sua melhor amiga ou sua pior inimiga. Ela se torna um adversário quando nos entregamos à necessidade obsessiva de nos comunicar a todo momento. Essa compulsão por permanecer conectado nos deixa psicologicamente sem fôlego. Não temos tempo para parar, sentir o aroma das flores e organizar nossos pensamentos. Quando as pessoas estão conectadas demais, as diversas tecnologias de comunicação rapidamente se tornam um vício destrutivo.

• O segredo é manter seu relacionamento com a tecnologia sob controle. Escolha momento para se desconectar da tecnologia.
• Para você permanecer calmo, lúcido e plenamente eficaz, procure se afastar da tecnologia com certa regularidade.
• Evite a dependência.
• Recupere seu tempo.
• Recuse-se a ser um escravo.

16 Você comanda a tecnologia

Você deve se disciplinar para fazer a tecnologia servir a você, e não para servir a ela. O objetivo da tecnologia é tornar sua vida mais simples e fácil, e não criar complexidade, confusão e estresse.

• Assuma o controle de sua comunicação.
• Assuma o controle de seu tempo. Reserve pequenas pausas para conferir emails e mensagens após concluir suas tarefas.
• Assuma o controle de suas emoções por meio da tecnologia.

17 Direcione sua atenção

A atenção focada é a chave para o alto desempenho. A “atração da distração” – a sedução das interrupções eletrônicas e de outros tipos – leva à concentração difusa, à mente errante, à falta de foco e, em última instância, ao fracasso.

• Não realize multitarefas.
• Elimine vicios que levam à distração.
• Dobre sua produtividade
  • Planeje cada dia, selecione a tarefa mais importante e difícil e comece a trabalhar nela antes de fazer qualquer outra coisa.
  • Trabalhe sem parar por 90 minutos, sem se deixar distrair, em seguida faça uma pausa de 15 minutos.
  • Trabalhe mais 90 minutos sem interrupções.
  • Após as três horas de trabalho contínuo, você pode se recompensar com uma dose de dopamina, verificando seu e-mail e as mensagens no celular.

18 Divida a tarefa em etapas

Um hábito nasce como um fio quase invisível, mas toda vez que repetimos o ato, o fio engrossa, ganha outro filamento, até se tornar um cabo que nos prende de forma irremediável por atos e pensamentos. - Orison Swett Marden.

Uma das principais razões de procrastinarmos em tarefas importantes é o fato de elas, à primeira vista, parecerem enormes. Uma técnica bastante útil para facilitar a conclusão de uma tarefa demorada é a do fatiamento: você detalha o projeto, divide-o em etapas e decide fazer apenas uma parte do trabalho por vez.

• Desenvolva uma compulsão por concluir.

19 Estabeleça horários específicos para realizar tarefas importantes

Nada dá mais poder à sua vida do que concentrar todas as suas energias em um conjunto limitado de metas. - Nido Qubein

• Programe horários específicos.
• Use uma agenda.
• Faça cada minuto valer a pena.

20 Desenvolva um senso de urgência

Não espere; o momento nunca será “perfeito”. Comece por onde você está agora e utilize as ferramentas ao seu dispor. Você encontrará outras melhores à medida que avançar. - Napoelon Hill

A qualidade que se destaca nas pessoas altamente eficazes é o foco na ação. Elas têm pressa para terminar suas tarefas mais importantes. Antes disso, porém, pensam, planejam e estabelecem prioridades. Só depois avançam com rapidez e determinação em direção a suas metas. Para isso, trabalham de maneira consistente e estável. Como resultado, parecem cumprir inúmeras tarefas enquanto uma pessoa comum perde tempo em atividades menos essenciais.

• Encontre o estado de fluxo (Flow)
  • Quando você realiza suas tarefas mais importantes com qualidade e de modo contínuo, pode acabar entrando no estado mental chamado de “fluxo”, ou “flow” (o mais alto nível de desempenho e produtividade). Quase todos já tiveram essa sensação em algum momento, mas pessoas bem-sucedidas entram nesse estado com mais frequência que as demais.
• Alcance seu desempenho máximo
  • Uma das maneiras de alcançar o estado de fluxo é desenvolvendo um senso de urgência – um estímulo interno, um desejo de dar prosseguimento ao trabalho e terminá-lo rapidamente, uma espécie de “impaciência” que motiva você a terminar as tarefas que inicia. A sensação é de apostar corrida contra si mesmo.
• Desenvolva um senso de oportunidade
  • Quando você trabalha focado em seus objetivos, acaba ativando o Princípio do Impulso para o Sucesso. Segundo ele, embora seja necessário muita energia para superar a inércia inicial e começar o trabalho de fato, quando você pega o impulso, passa a gastar muito menos energia para continuar a tarefa.
• Faça isso agora!
  • Um dos modos mais simples e eficazes de se estimular a trabalhar com afinco é repetir para si mesmo a frase: “Faça isso agora!”

21 Uma tarefa por vez

O segredo do verdadeiro poder é aprender, por meio da prática constante, a economizar seus recursos e concentrá-los, a qualquer momento, em uma única questão. - James Allen

• Quando der o primeiro passo, siga em frente e só pare quando terminar.
• Não desperdice seu tempo.
• Autodisciplina é essencial.

Conclusão

Para alcançar alta produtividade, você deve primeiramente:

• Ter um objetivo.
• Planejar sua rotina para alcançar esse objetivo.
• Focar nas tarefas mais importantes que irão fazer você chegar cada vez mais perto de seu objetivo.
• Usar a tecnologia e o tempo para aumentar sua produtividade
• Manter autodiscipina e foco na ação.
• Divida as tarefas e remova impedimentos.
• Fique longe de coisas que lhe tomam tempo.

Referências

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